Bu yazımda sizlere bir projenin sürecini a’dan, z’ye aktarmak istiyorum. Çoğu katılımcının bilmediği ve biz proje koordinatörlerinin yaşadığı süreci sizlere anlatayım.
1. Proje Planlaması
Benim gibi kurum/kuruluş temsilcileri proje planlama sürecine başlarken “Sorun Analizi” denen bir yöntem kullanırız. Bu yöntem ile çevremizde, çalıştığımız kurumda veya yaşadığımız toplumda gördüğümüz sorunları masaya yatırarak analizini gerçekleştiriyoruz.
Bu analiz sonrasında ise; bizlerin “Hedef Analizi” dediğimiz sürece geçeriz. Bu analizin amacı projemizin ana fikrini belirlemektir. Proje fikrimizi belirledikten sonra yararlanmak istediğimiz alanın başvuru formunu doldurmaya başlarız.
Başvuru formları genellikle 40-60 sayfa arası olmaktadır. Başvuru formunda;
- Projemizin amaçlarını,
- Faaliyet Planını,
- Tarihlerini,
- Bütçesini,
- Ortaklarını,
- Değerlendirme yöntemlerini,
- Sonuçların yaygınlaştırılması,
vb. başlıkları planlayıp yazmaktayız.
Bu süreç projeden projeye değişiklik gösterebilir ancak ortalama 3 ay sürmektedir.
2. Bekleme Süresi
Projemize başvurduktan sonra Türk Ulusal Ajansı’nın değerlendirme süreci başlar. Bu süreç 3-6 ay arasıdır ama son yıllarda Türk Ulusal Ajansı’nın hiç 3 ay içerisinde proje sonuçlarını açıkladığını görmedik.
Bu süreç genellikle 6 ay sürmektedir.
3. Sonuçların Açıklanması
Türk Ulusal Ajansı başvuru sonuçlarını açık bir belge şeklinde yayınlar. Başvurumuz hibelendirildiyse bu listede proje numarası, proje adı, kurum adı ve bütçesi yer alır. Eğer projemiz bütçe almaya hak kazanamaz ise proje maceramız burada biter.
Projemiz bütçe almaya hak kazanan projeler arasında yer alıyorsa, sonraki aşamalara geçeriz.
4. Sözleşme İmzalanması
Başvurumuzun olumlu sonuçlanmasının ardından hemen hibe sözleşmesi imzalanması aşaması başlar. Hibe sözleşmesi proje yürütücüsü kurum ve Türk Ulusal Ajansı arasında olmaktadır.
5. Projenin Başlangıcı
Genellike siz katılımcıların bilmediği bir olaydan bahsetmek istiyorum. Bizler için proje süresi 3-24 ay arası sürer. Siz katılımcılar genellikle proje süresi olarak bildiğiniz olay aslında faaliyet süresidir. Bir proje faaliyetlerden oluşmaktadır. Bu faaliyetler; planlama, hazırlık, uygulama, değerlendirme, yaygınlaştırma vb. olabilir.
Sizlerle paylaştığımız ve katılımcı aradığımız kısım uygulama kısmıdır. Faaliyet süresi de proje türüne göre değişmektedir.
6. Planlama – Hazırlık
Projenin içeriği veya türü ne olursa olsun proje başlar başlamaz bizlerin planlama ve hazırlık aşaması başlar. Bu aşamada projede gerçekleştirilecek olan her faaliyetin tüm detayları ele alınır. Bunlar genel olarak;
- seyahat
- konaklama
- vize
- sigorta
- özel ihtiyaçlar
- eğitmen
- mentör
- malzemeler
- katılımcıların belirlenmesi
vb. şeklindedir.
Bu süreç projenin içeriğinde bağlı olarak ortalama 3 ay kadar sürmektedir.
7. Faaliyet
İşte sizlerle sitemizde ve sosyal medya hesaplarımızda paylaştığımız aşamaya geldik.
Bu aşamaya gelene kadar ortalama 12 ay süre geçmektedir.
8. Değerlendirme
Her proje süreci ve faaliyeti ayrı ayrı değerlendirmeye tabii tutulur. Bu değerlendirme kurum içersinden bir personel tarafından yapılacağı gibi dışarıdan bir gözlemci tarafından da yapılabilir. Bu süreçte kurumlarımız genellikle iç değerlendirmelerini faaliyetlere katılan katılımcılar ile birlikte planlarlar.
9. Sonuçların Yaygınlaştırılması
Her projenin bir sonucu vardır. En başta sizlere bahsettiğimiz gibi projeler bir sorun üzerine planlanır ve hedefler oluşturulur. Proje kapsamında gerçekleştirilen faaliyetler bu hedeflere yöneliktir ve değerlendirme süreci sonrasında bir sonuç ortaya çıkar. Bu sonucu ilgili aktörler ile paylaşmak ve yaygınlaştırmak adına bu faaliyet başlığı planlanıp yürütülür. Bu sayede benzer sorunlar yaşayan veya benzer hedefler için çalışan aktörler neler yapmaları gerektiklerini öğrenmiş olurlar ve iyi uygulama örneği olarak projemizi kullanabilirler.
Kapanış
Sizlerle bu süreci uzun zamandır paylaşmak istiyordum. Ancak iş yoğunluğu nedeniyle ancak şimdi hazılayabildim. Umarım bir proje koordinatörünün bir proje için harcadığı emekleri görmüş olursunuz. Herkes için projeler gerçekleştirip güzel sonuçlar elde edebileceğimiz çalışmalar planlamaya devam edeceğiz.
YAZAR: Uğur Hasdemir